Hvordan bogholderen hjælper med at dokumentere fradrag

Fradrag er en af de mest effektive måder at optimere virksomhedens økonomi på – men kun, hvis de kan dokumenteres korrekt. Mange mister fradrag, fordi bilag mangler, eller fordi dokumentationen ikke lever op til Skattestyrelsens krav. Her er bogholderen virksomhedens bedste ven. Med struktur, systematik og indsigt i lovgivningen sørger bogholderen for, at alle fradrag er gyldige, veldokumenterede og korrekt registreret. I denne artikel forklarer vi, hvordan bogholderen hjælper med at dokumentere fradrag, undgå fejl og sikre, at virksomheden får fuldt udbytte af sine udgifter – helt lovligt.

Hvad kræver loven for, at et fradrag er gyldigt?

Et fradrag er ikke noget, man “vælger” – det skal kunne dokumenteres og begrundes.
Bogholderen har styr på alle reglerne og sikrer, at virksomheden lever op til Skattestyrelsens krav.

1. Dokumentationskrav

Ifølge bogføringsloven skal et bilag indeholde:

• Dato for købet.

• Hvem betalingen er gået til (navn, CVR og adresse).

• Hvad købet vedrører.

• Beløb inkl. moms.

• Betalingsform (kort, overførsel eller kontant).

Bogholderen sikrer, at hvert bilag opfylder disse krav og følger op, hvis noget mangler.

2. Erhvervsmæssig relevans

Kun udgifter, der har direkte relation til virksomhedens drift, kan trækkes fra.
Bogholderen vurderer derfor:

• Er udgiften nødvendig for at skabe indtægt?

• Er det en privat eller erhvervsmæssig udgift?

• Er udgiften dokumenteret i henhold til gældende praksis?

Fx er frokost for dig selv ikke fradragsberettiget – men en kundemiddag er (delvist).

3. Opdeling af private og erhvervsmæssige udgifter

Et af de største problemer i mindre virksomheder er sammenblanding af udgifter.
Bogholderen sikrer derfor:

• Separate konti og betalingskort.

• Korrekt fordeling, hvis noget bruges både privat og erhvervsmæssigt (fx internet, bil).

• Forklaring i regnskabet på, hvordan fordelingen er lavet.

Det sikrer, at virksomheden ikke mister troværdighed ved kontrol.

4. Tidsmæssig placering

Bogholderen sørger for, at udgifterne registreres i det rigtige regnskabsår, så fradragene tages på det korrekte tidspunkt.
Fejl i periodisering er en klassisk årsag til afviste fradrag.

5. Særlige krav for bestemte fradrag

Nogle fradrag kræver ekstra dokumentation. Bogholderen kender reglerne for:

• Kørselsfradrag: detaljeret kørebog (dato, formål, destination, km).

• Repræsentation: navne, formål og anledning.

• Rejseudgifter: hotel- og transportbilag + formål.

• Gaver: modtager, anledning og beløb.

Hver fradragstype behandles præcist – så alt holder juridisk.

Bogholderens rolle i at sikre fuld dokumentation og kontrol

En erfaren bogholder handler ikke reaktivt – de forebygger fejl.
De bygger et system, hvor dokumentationen opstår automatisk, og hvor du som virksomhedsejer aldrig skal gætte, hvad Skattestyrelsen vil se.

1. Digitalisering af bilag

Bogholderen implementerer løsninger som:

• e-conomic, Dinero eller Uniconta til regnskab.

• Pleo, Paperflow eller Corpay One til udgiftsstyring.

Her uploades alle bilag automatisk, matches med betalinger og arkiveres digitalt i 5 år – som loven kræver.

2. Kategorisering og kontering

Bogholderen opretter en kontoplan, hvor hver udgiftstype (drift, repræsentation, rejser, leasing osv.) har sin egen konto.
De sørger for, at:

• Moms behandles korrekt.

• Fradragsberettigede udgifter konteres tydeligt.

• Udgifter uden fradrag markeres, så virksomheden ikke trækker for meget fra.

Resultatet er et regnskab, der både er let at læse og let at forsvare.

3. Løbende kontrol

Bogholderen laver månedlige gennemgange for at fange fejl tidligt:

• Er alle bilag på plads?

• Er der overensstemmelse mellem kontoudtog og bogføring?

• Er alle fradrag korrekt dokumenteret?

De holder løbende kontakt med virksomhedens ejer, så eventuelle tvivlsspørgsmål afklares hurtigt.

4. Samarbejde med revisor

Selvom revisoren står for selve årsregnskabet, er bogholderen den, der:

• Samler og dokumenterer alle bilag.

• Leverer forklaringer til komplekse poster.

• Gør revisors arbejde hurtigere og billigere.

En god bogholder betyder derfor et mere effektivt samarbejde med både revisor og Skattestyrelsen.

5. Arkivering og dokumentationsspor

Bogholderen opbygger et digitalt kontrolspor:

• Hvert bilag kobles til betaling, konto og momsafstemning.

• Alle ændringer logges.

• Dokumenter gemmes på sikre servere med adgang for både ledelse og revisor.

Denne gennemsigtighed er nøglen til tryghed og compliance.

Gode vaner og digitale værktøjer til at bevare overblikket

Dokumentation handler lige så meget om adfærd som om systemer.
Bogholderen hjælper virksomheden med at skabe gode vaner, der gør fradrag let og naturligt.

1. Indfør faste rutiner

Bogholderen hjælper med at skabe struktur i hverdagen:

• Tag billede af kvitteringer med det samme.

• Brug firmakort – aldrig privat kort til firmakøb.

• Send bilag digitalt inden for 24 timer efter køb.

• Gem e-fakturaer i regnskabssystemet.

Disse små vaner betyder, at intet går tabt.

2. Adskil privat og erhverv

Selv små private køb på firmakort skaber problemer ved skattekontrol.
Bogholderen rådgiver om:

• Separate konti og kort.

• Klare politikker for, hvad medarbejdere må købe.

• Opmærkning af eventuelle fejlposteringer.

Det giver et rent regnskab – uden gråzoner.

3. Vær konsekvent med formål og noter

Skattestyrelsen afviser ofte fradrag, fordi formålet ikke er noteret.
Bogholderen indfører derfor rutiner, hvor hvert bilag får:

• Formål: “Møde med kunde X”.

• Deltagere: fx “Peter Jensen, ABC A/S”.

• Anledning: “Forhandling om samarbejde”.

En kort note kan være forskellen mellem godkendt og afvist fradrag.

4. Brug apps og integrationer

Bogholderen hjælper med opsætning af apps, der automatiserer dokumentationen:

• Pleo registrerer udgifter med billede, beløb og kommentar.

• Corpay One matcher leverandørfakturaer automatisk.

• MileIQ eller Driversnote laver automatisk kørselsregnskab.

Når alt samles digitalt, sparer du både tid og bekymringer.

5. Opret intern fradragspolitik

Bogholderen kan hjælpe virksomheden med at formulere en simpel intern politik:

• Hvad er fradragsberettiget?

• Hvad kræves der af dokumentation?

• Hvem godkender udgifter?

Det sikrer ensartethed og gør Skattestyrelsens arbejde meget lettere ved kontrol.

Et fradrag er kun noget værd, hvis det kan bevises. Bogholderen sørger for, at intet overlades til tilfældigheder – fra kvittering til regnskab. Med systematik, digitale løsninger og opdateret viden skaber de tryghed i virksomhedens økonomi og sikrer, at alle fradrag udnyttes fuldt ud – helt lovligt og dokumenteret.