Bogholderens guide til forskellen på privat- og firmabil

Valget mellem privatbil og firmabil kan virke simpelt – men skattemæssigt er det langt fra tilfældigt. Forskellen påvirker både virksomhedens fradrag, medarbejderens beskatning og den daglige administration. En erfaren bogholder hjælper med at afklare, hvilken løsning der bedst kan betale sig, og hvordan bilens udgifter håndteres korrekt i regnskabet. I denne artikel gennemgår vi bogholderens guide til forskellen mellem privatbil og firmabil – herunder regler, skatteforhold, fradrag og praktiske overvejelser. Det handler om at træffe det rigtige valg – ikke bare for komfort, men for økonomien.

Hvad er forskellen på privatbil og firmabil – skat og drift

Når virksomheden har brug for en bil, skal man vælge mellem privatbil (ejet af medarbejder eller ejer selv) og firmabil(ejet eller leaset af virksomheden). Valget har store konsekvenser for beskatning, fradrag og bogføring – og her er bogholderens viden uundværlig.

Privatbil – når bilen bruges erhvervsmæssigt, men ejes privat

En privatbil er registreret i dit eget navn, men bruges også i virksomheden.
Det betyder:

• Du får ikke fradrag for køb eller drift i virksomheden.

• Du kan derimod få kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel.

• Momsen kan ikke trækkes fra på udgifter.

Bogholderen hjælper med at:

• Føre kørselsregnskab (dato, formål, start/slut-km).

• Udbetale skattefri godtgørelse efter statens takster.

• Sikre korrekt dokumentation for hver kørselsdag.

Fordel: Fleksibel løsning uden beskatning af fri bil.
Ulempe: Ingen moms- eller driftsfradrag for bilen selv.

Firmabil – når bilen tilhører virksomheden

En firmabil ejes eller leases af virksomheden og må bruges erhvervsmæssigt.
Her gælder:

• Virksomheden har fradrag for driftsudgifter, afskrivning og leasing.

• Der kan trækkes moms på erhvervsmæssig andel af udgifter.

• Hvis bilen bruges privat, skal brugeren beskattes af fri bil.

Bogholderen beregner værdien af fri bil ud fra:

• Bilens nyvognspris + evt. miljøtillæg.

• 25 % af de første 300.000 kr. og 20 % af resten.

• Minimum 160.000 kr. som beregningsgrundlag.

Fordel: Virksomheden får fradrag og kontrol over driftsomkostninger.
Ulempe: Medarbejderen beskattes af privat brug.

Skattemæssige hovedforskelle

Bogholderen hjælper med at beregne totaløkonomien for begge løsninger – for mange små virksomheder er forskellen større, end man tror.

Bogholderens rolle i registrering, fradrag og dokumentation

Når valget er truffet, handler resten om korrekt håndtering. En bogholder sikrer, at alt er dokumenteret, bogført og indberettet korrekt – både for virksomheden og for ejeren.

1. Kørselsregnskab – hjørnestenen i privatbil

For privatbil er et detaljeret kørselsregnskab et krav, hvis man skal have skattefri godtgørelse. Bogholderen hjælper med:

• Skabelon eller app til daglig registrering (fx MileIQ, Driversnote).

• Krav til oplysninger: dato, formål, destination, kilometerstart og -slut.

• Månedlig kontrol og godkendelse før udbetaling.

Statens takster 2025 (eksempel):

• 3,79 kr. pr. km for de første 20.000 km.

• 2,23 kr. pr. km derefter.

Bogholderen sikrer, at alt dokumenteres, så virksomheden kan forsvare kørselsgodtgørelsen ved revision.

2. Fradrag og afskrivninger for firmabil

Ved firmabiler sørger bogholderen for:

• Aktivering af bilen i regnskabet som anlægsaktiv.

• Beregning af skattemæssige afskrivninger (maks. 25 % om året).

• Registrering af driftsudgifter (brændstof, forsikring, service, afgift).

Ved leasing føres udgiften som driftsomkostning, og momsen fratrækkes forholdsmæssigt ved erhvervsmæssig brug.

3. Momsregler – en klassiker med fejl

Bogholderen kender de særlige momsregler:

• Ingen momsfradrag ved privat kørsel.

• Delvist momsfradrag (50 %) ved firmabil med blandet brug.

• Fuldt fradrag kun, hvis bilen udelukkende bruges erhvervsmæssigt.

De sikrer korrekt kontering, så virksomheden hverken trækker for meget eller for lidt moms fra.

4. Beregning af fri bil

For ansatte med firmabil laver bogholderen løbende beregning af beskatning af fri bil, som indberettes via lønsystemet:

• Skat beregnes månedligt som procentdel af bilens værdi.

• Miljøtillæg lægges oveni.

• Ændringer i bilens værdi eller udskiftning registreres med det samme.

Denne beregning er afgørende for, at virksomheden overholder reglerne og undgår efterregninger.

5. Dokumentation og transparens

Bogholderen gemmer alle relevante dokumenter:

• Købskontrakt eller leasingaftale.

• Beregninger af fri bil.

• Kørselsregnskaber.

• Service- og forsikringsbilag.

Alt arkiveres digitalt, så virksomheden kan dokumentere alt over for Skattestyrelsen.

Sådan vælger du den rigtige løsning – bogholderens anbefalinger

Der findes ikke ét rigtigt svar – det afhænger af virksomhedens størrelse, kørselsbehov og skatteforhold. Bogholderen hjælper med at analysere, hvad der bedst kan betale sig.

1. Hvor meget kører du erhvervsmæssigt?

Hvis du kører få kilometer om året, er privatbil med kørselsgodtgørelse ofte bedst.
Kører du derimod meget – fx daglige kundebesøg eller transport – kan firmabil give bedre økonomi.

2. Hvordan er din likviditet?

Firmabil kræver typisk større likviditet, fordi virksomheden betaler bilens køb eller leasing.
Bogholderen laver likviditetsprognoser, så virksomheden ved, om økonomien kan bære det.

3. Skal bilen deles eller bruges af flere?

Hvis bilen bruges af flere ansatte, anbefales firmabil – det gør både forsikring, drift og skat nemmere.
Bogholderen hjælper med at udforme politik for brug og registrering, så reglerne overholdes.

4. Hvilken biltype vælger du?

Elbiler og plug-in hybrider har særlige skattefordele, fx lavere beregningsgrundlag ved fri bil.
Bogholderen følger de nyeste regler og rådgiver om valg af biltype med lav skat og høj driftseffektivitet.

5. Vælg langsigtet strategi

Bogholderen vurderer ikke kun, hvad der er billigst nu – men hvad der giver mening på lang sigt:

• Skal virksomheden vokse og ansætte flere?

• Skal bilen indgå i investeringer eller leases kortvarigt?

• Kan en holdingstruktur give skattemæssige fordele?

Alt dette indgår i bogholderens rådgivning.

Privatbil eller firmabil? Valget påvirker både skat, drift og dokumentation. Med en erfaren bogholder får du klarhed, beregninger og struktur. De hjælper med at vælge den løsning, der passer til din virksomheds virkelighed – og sikrer, at alle regler overholdes til punkt og prikke. Det giver ro i økonomien og tryghed ved hver eneste køretur.